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财政部


会计核算软件基本功能规范
1994年6月30日，财政部

第一章 总 则
第一条 为了规范会计核算软件，保证会计核算软件质量，根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，制定本规范。
第二条 本规范所称会计核算软件，是指专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。
本规范所称会计核算软件基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。
本规范所称会计核算软件的功能模块，是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。例如：功能模块可划分为帐务处理、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。
本规范有关规定除特别指出外，均指采用借贷记帐法。
本规范所称对记帐凭证和原始凭证修改、审核和查询的功能，均指对输入计算机的机内记帐凭证和原始凭证的修改、审核和查询。
第三条 会计核算软件分为在一定范围内适用的通用会计核算软件和仅适用于个别单位的定点开发会计核算软件。
第四条 中国境内各单位应用的会计核算软件，应当符合本规范的基本要求。
第五条 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
第六条 会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算帐目和编制会计报表。会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。
第七条 会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，也可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
第八条 会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

第二章 会计数据的输入
第九条 会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。
第十条 会计核算软件具备的初始化功能，主要应当包括以下内容：
（一）输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括：总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；
（二）输入需要在本期进行对帐的未达帐项；
（三）选择会计核算方法，包括：记帐方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。
（四）定义自动转帐凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）；
（五）输入操作人员岗位分工情况，包括：操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
上述初始化功能也可以在程序中加以固定。
第十一条 初始化功能运行结束后，会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。
第十二条 会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
第十三条 会计核算软件应当提供输入记帐凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记帐凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
第十四条 记帐凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记帐凭证编号的连续性进行控制。
第十五条 在输入记帐凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：
（一）正在输入的记帐凭证编号是否与已输入的机内记帐凭证编号重复；
（二）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；
（三）正在输入的记帐凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行；
（四）正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行；
（五）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。
第十六条 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计帐簿的机内记帐凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记帐凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出第十五条的各项提示。
第十七条 会计核算软件应当提供对已经输入但未登帐记帐凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。
第十八条 发现已经输入并审核通过或者登帐的记帐凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记帐凭证输入时，红字可用“－”号或者其它标记表示。
第十九条 会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：
（一）输入记帐凭证的同时，输入相应原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记帐凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记帐凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记帐凭证通过审核或登帐后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；
（二）记帐凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记帐凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记帐凭证；记帐凭证审核通过或者登帐后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；
（三）在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记帐凭证审核通过或者登帐后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记帐凭证是否相符进行校验的功能。
第二十条 会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。
第二十一条 会计核算软件一个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。
第二十二条 适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供输入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记帐本位币的功能。
第二十三条 采用统帐制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生时，输入期初和当时的外汇牌价的功能。记帐凭证中外国货币金额输入后，会计核算软件应当立即自动折合为记帐本位币金额。

第三章 会计数据的处理
第二十四条 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记帐凭证及所附原始凭证登记帐簿的功能。在计算机中，帐簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。
（一）根据审核通过的机内记帐凭证或者计算机自动生成的记帐凭证或者记帐凭证汇总表登记总分类帐；
（二）根据审核通过的机内记帐凭证和相应机内原始凭证登记明细分类帐；
（三）总分类帐和明细分类帐可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；
（四）会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登帐或成批登帐的功能；
（五）机内总分类帐和明细分类帐登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。
第二十五条 会计核算软件应当提供自动进行银行对帐的功能，根据机内银行存款日记帐与输入的银行对帐单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。
第二十六条 通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记录。
第二十七条 会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。
第二十八条 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结帐的功能。结帐前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入帐，全部登记入帐后才能结帐。
机内总分类帐和明细分类帐可以同时结帐，也可以由处理明细分类帐的功能模块先结帐、处理总分类帐的功能模块后结帐。
机内总分类帐结帐时，应当与机内明细分类帐进行核对，如果不一致，总分类帐不能结帐。
结帐后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。本规范第二十九条的情况除外。
第二十九条 会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转帐凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结帐时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。

第四章 会计数据的输出
第三十条 会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能：
（一）查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；
（二）查询本期已经输入并登帐和未登帐的机内记帐凭证、原始凭证；
（三）查询机内本期和以前各期的总分类帐和明细分类帐簿；
（四）查询往来帐款项目的结算情况；
（五）查询到期票据的结算情况；
（六）查询出来的机内数据如果已经结帐，屏幕显示应给予提示。
第三十一条 会计核算软件应当提供机内记帐凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
第三十二条 会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
第三十三条 会计核算软件必须提供会计帐簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计帐簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
（一）会计核算软件应当提供日记帐的打印输出功能；
（二）会计核算软件应当提供三栏帐、多栏帐、数量金额帐等各种会计帐簿的打印输出功能；
（三）在机内总分类帐和明细分类帐的直接登帐依据完全相同的情况下，总分类帐可以用总分类帐户本期发生额对照表替代；
（四）在保证会计帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计帐簿中的表格线条可以适当减少；
（五）会计核算软件可以提供机内会计帐簿的满页打印输出功能；
（六）打印输出的机内会计帐簿、会计报表，如果是根据已结帐数据生成的，则应当在打印输出的会计帐簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。
第三十四条 对根据机内会计凭证和据以登记的相应帐簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
第三十五条 会计年度终了进行结帐时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。

第五章 会计数据的安全
第三十六条 会计核算软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。
第三十七条 会计核算软件遇有以下情况时，应予提示，并保持正常运行：
（一）会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签；
（二）会计核算软件执行打印时，打印机未联接或未打开电源开关；
（三）会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。
第三十八条 对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能够利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。
第三十九条 会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

第六章 附 则
第四十条 本规范由财政部负责解释，自1994年7月1日起施行。